BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Salah satu dari lima fungsi dasar manajemen adalah kontrol atau
pengawasan, yang berfungsi membantu memastikan apakah aktivitas yang dilakukan
pegawai administrasi sesuai dengan hasil yang diinginkan.[1]
Selain itu fungsi ini juga dapat digunakan pegawai administrasi sesuai dengan
hasil yang diinginkan. Selain itu, fungsi ini juga dapat digunakan untuk
memfasilitasi bagaimana melakukan perbaikan pada hal tersebut. Selain itu
pelaporan administrasi perkantoran juga sama pentingnya. Hal ini bertujuan
untuk pertanggung jawaban atas administrasi sebuah organisasi atau perkantoran.
Tidak dilaksanakannya kedua fungsi ini oleh seorang manajer administrasi atau lifecycle
akan mengkibatkan kurang efektifnya proses administrasi, yang ada pada
gilirannya akan berpengaruh terhadap kinerja departemen, devisi maupun stakeholders
yang lain. Pengkontrolan yang baik pada suatu departemen tidak berdampak
optimal bagi suatu organisasi apabila pengawasan pada departemen lainnya tidak
dilakukan sebagaimana mestinya. Untuk itulah, melakukan atandarisasi pengawasan
di setiap bagian, baik yang bersifat kualitatif maupun kuantitatif, mutlak
dilakukan untuk mendapatkan tingkat kinerja yang diharapkan.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengawasan
1.
Proses Pengawasan
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa pengawasan
administrsi perkantoan sangatlah penting, beberapa tujuan administrasi
perkantoran menurut Odgers adalah sebagai berikut :[2]
a.
Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinue, karena kondisi
persaingan semakin tinggi menuntut organisasi untuk setiap saat mengawasi
kinerjanya.
b.
Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan
menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau mengurangi penyalagunaan alat
atau bahan.
c.
Menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil aktual yang
dicapai, dan dapat dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang
pegawai.
d.
Mengoordinasikan beberapa elemen tugas atau progam yang dijalankan.
e.
Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organisasi agar tercapai..
Selain itu pengawasan dan pelaporan administrsi kantor memiliki
beberapa manfaat antara lain :
a.
Membantu memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh organisasi.
b.
Membantu pegawai dalam meningkatkan produktivitas karena kesadaran
akan kualitas dan kuantitas output yang dibutuhkan.
c.
Menyediakan alat ukur produktivitas pegawai atau aktivitas yang
objektif bagi organisasi.
d.
Mengidentifikasi beberapa hal yang membuat rencana tidak sesuai
dengan hasil aktual yang dicapai, dan memfasilitasi permodifikasiannya.
e.
Membantu mencapai kerja sesuai tingkat atau deadline yang
ditetapkan.
Adapun unsur-unsur yang harus dipenuhi dalam proses pengawasan agar
dapat berjalan secara optimal adalah sebagai berikut :
a.
Faktor-faktor yang diawasi. Sebelum pengawasan dilakukan seyogyanya
stakeholders internal diberikan
pemahaman tentang faktor-faktor apa saja yang akan diawasi. Tentu saja,
pengawasan terhadap faktor yang tidak terlalu penting akan mengakibatkan waktu
dan tenaga terbuang secara sia-sia. Misalnya, pada departemen administrasi
penjualan, penyelesaian order penjualan merupakan faktor penting yang diawasi
guna mengukur keefektifan dari fungsi pengolahan data penjualan yang dilakukan.
b.
Identifikasi hasil yang diharapkan. Identifikasi parameter yang
kurang jelas mengenai hasil yang diinginkan dari aktivitas pekerjaan yang
dilakukan membuat pengawasan tidak akan berjalan dengan efektif. Untuk itulah,
keterlibatan semua pihak (termasuk pihak yang akan diawasi) mutlak diperluakan,
bila perlu organisasi dapat mengundang konsultan untuk menentukan alat ukur
yang akan digunakan.
c.
Pengukuran kinerja. Sebelum hasil aktual dan hasil yang diinginkan
dibandingkan, hasil aktual harus diukur. Dalam beberapa hal, pengukuran ini
juga menjelaskan output kuantitas. Dalam organisasi yang menerapkan konsep TQM,
pengukuran lebih ditekankan pada seberapa baik pelangan dilayani oleh
organisasi, selain itu, hasil dari aktivitas yang akan dilakukan
dikuantifikasikan, misalnya pendistribusian surat edaran dari pihak manajemen
terlaksana maksimal 1 hari setelah ditandatangani, atau order pembelian akan
dipenuhi dengan time limit 3 hari setelah order dilakukan.
d.
Aplikasi tindakan pembenahan. Apabila hasil aktual kurang dari
hasil yang diterapkan, perlu dilakukan tindakan koreksi untuk memperkecil gap
yang terjadi dengan mengimplementasikan hal yang dianggap perlu. Misalnya, dalm
pemenuhan order pembelian yang akan terealisasi maksimal 3 hari setelah order
dilakukan tetapi ketika sudah waktunya belum tercapai, ternyata fasilitas
komunikasi antara divisi administrasi penjualan dengan gudang tidak
difasilitasi dengan alat komunikasi yang memadai, sehingga perlu ditunjang
dengan alat komunikasi yang representatif.
Terdapat tiga proses yang harus dilakukan dalan mengontrol pekerjan
administrasi kantor :
1.
Mendefinisikan parameter pekerjaan yang akan diawasi. Hal ini akan
membantu pegawai untuk mengetahui
tingkat kinerja yang diharapkan terhadap mereka dan secara efektif dapat
mencapainya. Manajer dapat melakukannya dengan melakukan hal-hal berikut :
a)
Penetapan tujuan, dalam beberapa penelitian yang berbeda, tempat
maupun budaya menunjukkan bahwa tujuan yang telah ditetapkan dapt meningkatkan
kinerja pegawai. Peningkatan ini diperoleh karena pegawai cenderung memberikan
perhatian lebih dan mendorong mereka untuk mencapainya jika tujuan atau target
yang harus dicapai dijelaskan secara detail, seperti peningkatan kepuasan
pelanggan sebesar 10% dalam setahun atau pengurangan biaya telepon sebesar 15%
dalam setahun.
b)
Standar ukuran. Merupakan syarat mutlak agar pegawai dapat mencapai
kinerja yang diharapkan apabila alat ukurnya ditetapkan secara objektif. Untuk
itulah, tujuan hendaknya ditetapkan sedetail mungkin sehingga pengukuran yang
objeektif dapat dilakukan. Misalnya, tujuan organisasi “menjadikan organisasi
lebih baik” sangat sulit untuk diukur.dalam hal ini terdapat dua standart ukur
yang dapat digunakan oleh organisasi :
1)
Standart terukur, merupakan standart kerja yang dapat
diidentifikasikan dan diukur dengan mudah. Misalnya, teller di sebuah bank
ditargetkan untuk melayani 20 orang dalam menyelesaikan transaksi (penarikan,
penyimpanan, maupun pembayaran), sehingga rata-rata nasabah dapat dilayani
selama 3 menit.
2)
Standart tak terukur, merupakan standart kerja yang sulit untuk
dikuantifikasikan dan biasanya berhubungan dengan karakteristik hubungan
manusia, seperti sikap terhadap pelanggan, tingkat moral yang tinggi, dan
tingkat kepuasan terhadap pelayanan administrasi di kantor.
c)
Pengukuran, merupakan inti dari pengkontrolan administrasi kantor.
Hendaknya pengukuran ini dilakukan secara reguler, bisa per kuartal maupun
semester, untuk menjamin tercapainya tujuan secara konsisten. Apabila penetapan
tujuan maupun ukuran telah dilakukan dengan baik, namun proses pengukuran
kinerja tidak dilakukan sebagaimana mestinya, maka akan menyebabkan keseluruhan
proses pengkontrolan tidak berjalan sebagaimana mestinya.
2.
Memfasilitasi kinerja yang hendak dicapai. Apabila proses pertama
telah dilakukan, Manajer administrasi hendaknya memberikan feedback
kepada pegawai mengenai apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja mereka
sesuai dengan target yang ditetapkan. Pemberian umpan balik ini hendaknya
diiringi dengan pemberian fasilitas yang memadai bagi karyawan untuk mencapainya.
Beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain :[3]
a.
Mengurangi hambatan yang ada, misalnya peralatan kantor yang ada
sudah out of date (penggunaan komputer dengan kecepatan processor 486
MHz, sedangkan aplikasi yang dijalankan menuntut penggunaan processor di atas
2 GHz ); kurang efesiennya desain tempat
kerja, atau bisa juga disebabkan kurang efektifnya desain kerja. Untuk itulah,
hendaknya manajer administrasi senantiasa mendengarkan pendapat atau keluhan
dari bawahan guna mengurangi hambatan dalam mencapai tujuan.
b.
Menyediakan sumber daya yang memadai untuk penyelesaian kerja,
misalnya sumber daya modal, bahan, maupun manusia. Meskipun hambatan telah
dikurangi oleh manajer administrasi, namun sumber daya yang dapat digunakan
sangat terbatas (jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk penyelesaian suatu
pekerjaan seharusnya 5 orang, namun hanya tersedia 3 orang), maka tujuan
mustahil akan tercapai.
c.
Memberikan perhatian penuh
dalam perekrutan pegawai, hal ini didasari bahwa tujuan hendaknya dicapai pada
saat yang tepat, tempat yang sesuai, dan orang yang tepat. Kualifikasi pegawai
yang dibutuhkan tidak boleh lebih dan tidak boleh kurang, misalnya pegawai yang
direkrut untuk bagian duplikasi (foto kopi) adalah seorang sarjana informatika
atau pembuatan sistem administrasi merekrut pegawai yang baru lulus dari
sekolah kejuruan. Hendaknya perekrutan juga tidak hanya mendasarkan pada strata
pendidikan yang dimiliki pelamar, namun faktor lain juga perlu dipertimbangkan,
seperti pengalaman kerja, kompetensi yang dimiliki, dan seterusnya.
3.
Memotivasi pegawai, yang harus dilakukan oleh manajer administrasi
agar pegawai senantiasa tertantang untuk mencapai target yang ditetapkan dan
secara konsisten serta persisten mencapainya. Beberapa hal yang dapat dilakukan
adalah :[4]
a.
Memberikan imbalan yang dihargai oleh pegawai, pemberian ini harus
didiskusikan terlebih dahulu dengan pegawai mengenai hal apa yang penting buat
mereka, apakah peningkatan gaji, fasilitas, cuti, pengakuan, dan lain-lain.
Hasil survey ini akan dijadikan penentuan sistem imbalan bagi pegawai, dan
imbalan tersebut dapat menyerap keinginan para pegawai.
b.
Memberikan imbalan secara tepat dalam hal jumlah dan waktunya,
apabila pegawai memenuhi target yang ditetapkan, organisasi harus memberikannya
secara tepat sesuai dengan yang dituangkan dalam peraturan hal ini sangat
penting untuk menjaga kredibilitas organisasi di mata pegawai dan
memberikan motivasi bagi pegawai untuk
selalu mencapai target yang telah ditetapkan.
c.
Memberikan imbalan secara adil, hal ini penting dilakukan untuk
menjaga ketidakpuasan dari masing-masing pihak. Apabila pencapaian kerja
dilakukan secara berkelompok, hendaknya manajer administrasi juga mendapatkan
input dari masing-masing anggota kelompok mengenai kinerjanya. Masukan ini
dapat dijadikan dasar pemberian imbalan yang adil bagi setiap kelompok kerja
yang dimaksud.
Fungsi pengawasan biasanya diasosiasikan negatif oleh anggota
organisasi, karena pada dasarnya manusia tidak suka diawasi. Fungsi ini juga
dapat memengaruhi hubungan dengan pegawai yang bersangkutan jika terpaksa
dilakukan langkah pembinaan atau pembenahan dari kondisi kerja yang sekarang.
Untuk itu, demi tercapainya tujuan organisasi, hendaknya staf yang bertugas
melakukan fungsi ini mempunyai sikap empati dan kooperatif dengan departemen
yang lain.
Hal utama yang menjadi dasar dalam pemilihan seorang pengawas
adalah mempunyai kesempatan yang cukup guna mengamati kinerja pegawai dalam
periode waktu tertentu. Berikut adalah beberapa orang yang dapat dijadikan
pengawas atau penilai :
1.
Supervisor, yang mempunyai kesempatan lebih banyak dan bertanggung
jawab atas kinerja langsung anak buahnya. Hal ini yang mendasari kontrol dari
supervisor banyak dipakai pada setiap organisasi.
2.
Teman sekerja, yang didasari atas kenyataan tidak setiap saat
atasan dapat memonitor kinerja anak buahnya, dan yang merasakan baik tidaknya
kinerja seorang pegawai adalah teman sekerjanya, terlebih mereka tergabung
dalam sebuah tim kerja. Hendaknya penilaian atau kontrol oleh teman kerja
bukanlah secara umum, namun hal khusus yang berkaitan dengan kesediaan yang
bersangkutan untuk membantu yang lain. Fungsi kontrol ini akan lebih efektif
jika organisasi memberikan kesempatan kepada penilai unutk memberikan umpan
balik yang bersifat positif dan negatif, mengumpulkan pendapat anggota yang
lain, dan berdiskusi langsung dengan yang bersangkutan, sehingga efektivitas
pengawasan akan meningkat.
3.
Bawahan, merupakan salah satu umpan balik dalam proses pengawasan
yang baik. Banyak studi yang menemukan bahwa pengawasan yang diberikan oleh
bawahan berdampak positif terhadap kinerja atasan, misalnya mengenai
efektivitas mereka berkomunikasi dengan bawahan maupun jenis kepemimpinan yang
dimiliki, sedikit banyak akan memengaruhi kinerja pegawai administrasi. Untuk
itulah, pengawasan yang dilakukan bawahan perlu dipertimbangkan oleh sebuah
organisasi.
4.
Menilai diri sendiri, yang bisa dijadikan bahan untuk perbaikan
proses kerja sesuai dengan harapan pegawai dan bisa mengurangi sikap desensif
mereka dalam proses pengawasan. Kontrol terhadap
diri sendiri ini juga baik sebagai bahan konseling bagi pegawai dalam
pengembangan dirinya.
5.
Pelanggan, yang cukup penting dalam proses pengawasan bagi pegawai
administrasi yang berhubungan langsung dengan pelanggan atau konsumen suatu
organisasi atau perusahaan. Pengawasan yang dilakukan dengan pelanggan akan
menunjukkan seberapa puas mereka terhadap layanan yang diberikan, terutama oleh
pegawai yang dimaksud. Hal ini juga akan meningkatkan loyalitas pelanggan,
karena rasa memiliki terhadap organisasi atau perusahaan tersebut.
6.
Komputer, merupakan salah satu pengawas terbaru pada administrasi
perkantoran. Kebanyakan dari perusahaan di A.S memonitor penggunaan internet
dan email pekerjanya yang menggunakan komputer perusahaan. Hal ini didasari
adanya kenyataan bahwa penggunaan internet untuk keperluan pribadi lebih kurang
6 jam dalam seminggu. Komputer juga dapat digunakan untuk mengontrol
penyelesaian pekerjaan seorang pegawai dalam penyelesaian transaksi yang
menggunakan sistem terintegrasi yang membuat manajer administrasi bisa
menganalisis kemacetan penanganan pelanggan terjadi pada bagian atau pegawai
mana, sehingga penanganan bisa cepat dilakukan.
7.
Umpan balik 360 derajat, semakin populer di Amerika dimana
sepertiga organisasi atau perusahaan memakainya. Ada beberapa alasan bagi
popularitas penggunaan pengawas dari seluruh sisi ini, yaitu penggunaan kontrol
dari dimensi yang berbeda dapat menangkap kompleksitas kinerja seorang pegawai,
kontrol dari atasan akan semakin kuat apabila semua pihak menyatakan hal yang
sama dan yang bersangkutan akan lebih menyadari kondisi kinerjanya sekarang,
dan sebagainya.
2.
Pengawasan Kualitas
Sesuai dengan tujuannya, organisasi melakukan pengawasan untuk
meningkatkan efisiensi dan efektivitas
sebuah aktivitas kerja di kantor pada rentang waktu tertentu. Untuk
menghasilkan pengukuran yang baik, evaluasi harus didasarkan pada data yang akurat. Kontrol terhadap kualitas
mencakup evaluasi atas keakuratan pekerjaan yang dilakukan, dan kontrol
kuantitas lebih mengarah pada kuantifikasi komponen-komponen evaluasi agar
tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.
Beberapa cara atau teknik yang dapat dilakukan dalam melakukan pengawasan
kualitas adalah sebagai berikut :
a.
Inspeksi total, berupa pengecekan menyeluruh terhadap seluruh unit
kerja atau tugas yang dilakukan oleh pegawai dan menjelaskan apakah standart
kualitas minimum sudah tercapai, dan bila belum, bagaimana memperbaikinya.
Misalnya, dengan melakukan pengecekan ulang terhadap hasil pengetikan suatu
proposal, apakah sesuai dengan kaidah EYD atau penghitungan ulang terhadap
tagihan yang akan dikirimkan kepada pelanggan. Namun teknik ini kurang efektif
jika frekuensinya terlalu sering, apalagi tanpa alasan yang kuat, karena
pegawai akan merasa terlalu diawasi sehingga membuat kerja tidak kondusif.
b.
Pengecekan pada area tertentu, dilakukan melalui pengecekan kinerja
pegawai di suatu departemen atau devisi tertentu, seperti departemen keuangan,
yang dilakukan secara periodik. Penggunaan komponen statistik akan menambah
validitas data yang diperoleh dalam fungsi pengawasan.
c.
Pengontrolan Kualitas dengan
statistik. Apabila inspeksi total belum diperlukan dan pengecekan pada devisi
tertentu tidak terlalu akurat, manajer administrasi dapat menggunakan tehnik
ini dengan memakai data yang berbasis sampel yang dipilih untuk menjamin
validitas dan reliabilitas hasil pengukuran.
d.
Kesalahan nihil, merupakan tehnik preventif terhadap potensi
kesalahan yang dilakukan oleh pegawai sejak pertama kali mengerjakan tugasnya.
Hal ini juga dapat memotivasi pegawai untuk selalu bebas dari kesalahan. Ketika
tehnik ini diterapkan mereka seyogyanya diberikan imbalan yang setimpal atas
tiadanya kesalahan yang dilakukan dan peningkatan kinerja yang telah dilakukan.
Total Quality Management adalah program yang diimplementasikan
untuk menjamin tercapainya kualitas manajemen di organisasi. TQM sangat perlu
dilakukan dalam administrasi perkantoran yang
berpijak pada :
a.
Kepuasan pelanggan. Hal ini dianggap penting karena pelanggan yang
puas akan menjadi pelanggan yang loyal dan meningkatkan pendapat bagi
perusahaan. Sebagian besar penelitian menemukan bahwa pelanggan yang loyal
kepada sebuah organisasi biasanya hanya kurang lebih 20% dari populasi
pelanggan, namun mereka menyumbangkan laba terhadap perusahaan atau organisasi
sebesar kurang lebih 60% hingga 80%. Untuk itulah, hendaknya kepuasan pelanggan
menjadi orientasi utama bagi sebuah organisasi.
b.
Pengukuran statistik yang akurat. Setelah standar ditetapkan oleh
organisasi dan disosialisasikan ke seluruh bagian, keakuratan pengukuran hasil
kerja mutlak diperlukan guna
menghasilkan keputusan yang tepat berdasarkan data statistik kinerja yang dilakukan
pegawai. Kesalahan pengukuran akan mengakibatkan pengambilan keputusan yang
salah dan akan merugikan organisasi.
c.
Perbaikan secara terus-menerus terhadap produk maupun layanan yang
diberikan. Hal ini perlu diperhatikan karena perbaikan terhadap produk atau
jasa yang dianggap kurang baik dilakukan secara kontinue lambat laun akan
meningkatkan kualitas menajemen dan membuat puas seluruh stakeholders.
d.
Bentuk hubungan baru dengan pegawai. Meningkatnya kebutuhan akan
tim kerja dan pemberdayaan pegawai merupakan bentuk hubungan baru yang dihasilkan
dari diimplementasikannya program TQM.
3.
Pengawasan Kuantitas
Untuk memulai pengontrolan, hendaknya organisasi mulai dengan
mengumpulkan data aktivitas administrasi di kantor dan dijadikan dsar untuk
penetapan standart kuantitas. Pengukuran ini didesain untuk mendefinisikan dan
menggambarkan apa yang diharapkan dari pelaksanaan sebuah kerja, baik dari
pegawai maupun dari pihak organisasi. Seperti biasanya, kudari waktu ke waktu
volume pekerjaan berfluktuasi. Ketersediaan dat yang terukur akan menjadi
informasi yang berguna bagi pengelolaan kerja administrasi, terutama bagi
pekerjaan yang berfluktuasi.
Untuk mengontrol fluktuasi pekerjaan kantor terdapat beberapa
tindakan yang dapat dilakukan antara lain :
a.
Overtime, banyak perusahaan yang menambah jam kerja (lembur) untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan dengan deadline yang terbatas atau karena volume
pekerjaan yang menumpuk. Misalnya, banyak pekerjaan di organisasi atau bank
akan meningkat volumenya menjelang akhir tahun (tutup buku), karena adanya keharsan
untuk mempertanggung jawabkan kinerjanya kepada stakeholders. Walaupun
hal ini dapat diantisipasi dengan menyusun laporan secara periodik, namun
fenomena ini tidak bisa dihindari. Untuk itu, manajer administrasi harus
menyadari adanya potesi penurunan produktivitas jika terdapat penembahan jam
kerja bagi pegawai karena rasa lelah yang menyertainya.
b.
Temporary help. Jika penambahan jam kurang memadai atau kurang
tepat dilakukan, pemakaian tenaga temporer dalam menghadapi peak season dapat
dilakukan. Dapat dibayangkan jika Matahari Departement Store menghadapi musim
lebaran atau liburan akan dibanjiri konsumen yang berbelanja. Solusi yang
paling tepat adalah dengan mengangkat tenaga temporer dengan durasi kerja
sepanjang peak season yang diperkirakan akan terjadi.
c.
Part-time help. Jika fluktuasi terjadi secara reguler, menyewa
tenaga paruh waktu juga dapat dilakukan. Misalnya, pada Ruang Baca FE UNAIR
yang mempunyai jam kerja panjang (07.00-19.00) akan membutuhkan tenaga paruh
waktu yang membantu melayani mahasiswa antara pukul 16.00-19.00.
d.
Floating work unit. Beberapa organisasi telah mengembangkan unit
kerja yang akan dipakai jika mereka memang diperlukan dalam penyelesaian proyek
dengan volume kerja yang tinggi atau time limit yang terbatas.
e.
Cycle billing. Banyak organisasi yang mempunyai jumlah pelanggan
yang besar mengimplementasikan tehnikini untuk mengurangi antriyan layanan yang
akan dilakukan. Misalnya, pada bank BNI di loket pembayaran listrik akan dibagi
perkelurahan dengan waktu layan yang berbeda. kelurahanAirlangga dan Gubeng di
Surabaya akan dilayani tanggal 1-10 stiap bulannya, dan
kelurahan-kelurahan lainnya pada tanggal
yang lain untuk mengurangi antrian layanan, mengingat kecenderungan sebagian
besar pelanggan PLN akan membayar mendekati deadline pembayaran yang
ditentukan.
4.
Metode Pengawasan Alternatif
Beberapa isu strategis perlu dipertimbangkan oleh manajer
administrasi dalam melaksanakan fungsi pengawasan, seperti tujuan dari
pelaksanaan kontrol, sikap manajer dan pegawai, frekuensi pelaksanaan, dan
sumber juga data yang digunakan untuk pengawasan. Selain dua jenis pengawasan
yang telah dijelaskan sebelumnya, terdapat jenis pengawasan alternatif, yaitu :
a.
Behavior-oriental rating methods, yang merupakan metode penilaian
kinerja yang berorientasi pada perilaku pegawai, dengan membandingkan kinerja
karyawan yang satu dengan yang lain. Ada 4 tehnik yang dapat digunakan :
1)
Tehnik deskripsi, penilai memberikan deskripsi kepada bawahannya
mengenai kekuatan, kelemahan, dan potensi dari pegawai yang dinilai. Namun
sistem ini reliabilitasnya kurang, mengingat setiap penilai mempunyai penekanan
dan subjektivitas tersendiri terhadap masing-masing pegawai.
2)
Tehnik ranking, dengan menyebutkan pegawai mana yan bekinerja
paling bagus, dan seterusnya. Pemberian ranking ini bisa melibatkan tim penilai
atau masing-masing supervisor.
3)
Behavior cheklist, yaitu tehnik yang menyediakan daftar perilaku
yang berkaitan dengan pekerjaan, dan tugas penilai adalah memilih pernyataan
mana yang sesuai dengan kondisi kerja pegawai. Biasanya teknik ini menggunakan
skala Likert untuk mendeskripsikan kinerja seorang pegawai.
4)
Teknik skala penilaian secara grafis, yang relatif banyak digunakan
pada organisasi atau perusahaan. Walaupun tehnik ini kurang detail, namun mudah
digunakan dalam waktu yang singkat. Tehnik ini juga mudah untuk dianalisis
secara kuantitatif, dan banyak tim penilai lebih dapat menerima karena
reliabilitas dan validitasnya relatif teruji.
5)
Behaviorally anchored rating scales (BARS), merupakan variasi dari
teknik sebelumnya. Keuntungan utama dari teknik ini adalah adanya pendeskripsian
perilaku mana yng dapat sikategorikan sebagai prestasi kerja yang memuaskan,
sedang-sedang saja, dan kurang memuaskan. Namun teknik ini membutuhkan usahan
yang lebih banyak untuk mengembangkan skala yang dapat diterima oleh semua
pihak.
b.
Result-oriented rating methods, merupakan metode yang menitik
beratkan pada hasil dari kerja yang dibebankan kepada pegawai. Ada 2 tehnik
yang dapat digunakan, yaitu:
1)
Management by objectives, yang didasarkan pada penetapan tujuan
bagi organisai secara keseluruhan, bagi masing-masing departemen atau devisi,
maupun masing-masing pegawai. Tehnik ini tidak mengukur perilaku pegawai, namun
kontribusi mereka terhadap organisasi. Sebelum menentukan tujuan, manajer
administrasi harus mendiskusikan tujuan umum apa yang akan dicapai untuk
periode waktu tertentu (tiap kwartal, semester, atau tahunan). Selanjutnya
pembuatan rencana mengenai bagaimana dan kapan tujuan tersebut akan tercapai,
dan terakhir persetujuan mengenai kapan akan dimulai upaya tersebut.
2)
Work lanning and review, menitikberatkan pada periodisitas
penilaian rencana kerja oleh tim penilai dan bawahan untuk mengidentifikasi
tujuan yang tercapai, masalah yang harus dipecahkan, dan training yang
diperlukan.
5.
Pengawasan dan Anggaran Biaya
Anggaran menurut Garisson , Noreen, dan Brewer (2005) adalah
rencana detail mengenai perolehan dan penggunaan keuangan maupun sumber daya
organisasi lainnya pada periode yang telah ditentukan. Beberapa manfaat yang
dapat dipetik oleh organisasi yang melakukan penganggaran, antara lain:
a.
Anggaran mengomunikasikan rencana manajemen ke seluruh bagian di
dalam organisasi.
b.
Anggaran ajan memaksa manajer untuk memikirkan masa depan
organisasi dan merencanakan bagaimana cara mencapainya. Jika anggaran tidak
dipersiapakan, manajer akan lebih banyak berurusan dengan aktivitas harian yang
akan mengaburkan pencapaian tujuan perusahaan.
c.
Proses penganggaran akan mengalokasikan sumber daya organisasi ke
seluruh bagian organisasi secara efektif dan efesien.
d.
Proses penganggaran akan meminimalisir terjadinya bottlenecks
activity (aktivitas yang kurang optimal)
e.
Anggaran akan mengoordinasi aktivitas-aktivitas di dalam organisasi
dengan mengintegrasikan rencana di masing-masing bagian.
f.
Anggaran akan mendefinisikan tujuan dan sasaran yang akan menjadi
benchmarks dalam mengevaluasi kinerja perusahaan
6.
Cara Biaya Bekerja Satu Sama Lain
Biaya atau beban perusahaan dapat dibagi dalam tiga kelompok: biaya
tetap, biaya variable, dan biaya semivariabel.
a.
Biaya tetap adalah biaya yang secara rutin dikeluarkan dan tidak
terpengaruh oleh hasil produksi yang dihasilkan.Contohnya biaya sewa, asuransi,
dan pajak (karena biaya-biaya ini tidak terpengaruh oleh fluktuasi yang
berhubungan dengan output yang dihasilkan).
b.
Biaya variable memiliki hubungan yang erat dengan hasil yang
dikeluarkan, sehingga biaya yang dikeluarkan tidak tetap. Contoh biaya variable
adalah bahan baku dan persediaan.
c.
Biaya variable akan meningkat apabila produksi meningkat, tetapi
tidak secara langsung meningkat hasil produksi. Contohnya biaya sewa mesin foto
kopi. Jika lamanya pemakaian maupun volume pemakaian kertas ditingkatkan, maka
biaya perunit yang dikeluarkan akan menurun. Misalnya, apabila mesin foto copy
mengopi 500 kertas dalam jangka waktu tertentu, biaya yang dikeluarkan perunit
adlah Rp 48. Namun jika dalam jangka waktu yang sama mesin foto kopi mengopi
750 kertas, maka biaya perunit dapat menurun menjadi Rp 42.
7.
Prinsip Pembuatan Anggaran
Untuk memfasilitasi pembuatan anggaran di kantor administrasi,
terdapat 4 hal yang patut diperhatikan:
a. Keterlibatan karyawan
dalam menyusun anggaran kantor administrasi. Jika karyawan yang dilibatkan
mereka memiliki kesempatan untuk secara langsung terlibat dalam departemen
tempat mereka bekerja. Hal ini akan meningkatkan komitmen mereka untuk ikut
serta mengembangkan perusahaan, terutama semakin besarnya perhatian mereka
terhadap hal-hal yang berkaitan dengan pengeluaran biaya di departemen mereka.
b. Anggaran harus dapat
merefleksikan perkiraan dari biaya operasional. Sebagian besar orang percaya
bahwa manajer yang baik adalah manajer yang mampu menekan biaya operasional
serendah mungkin. Bahkan beberapa organisasi menjadikannya sebagai tolak ukur
pemberian bonus. Misalnya, apabila manajer dapat menekan biaya administrasi
pada tingkat 80% dari anggaran yang telah ditetapkan, maka manajer yang
bersangkutan akan mendapat bonus 20% dari gaji tetap mereka.
c. Anggaran harus
dipersiapkan untuk keadaan diluar perkiraan. Anggaran dibuat untuk periode satu
tahun, sehingga perlu memperkiraan keadaan yang tidak diduga yang mungkin akan
terjadi dalam periode tersebut. Misalnya, biaya administrasi perpelanggan pada
tahun ini adalah Rp20 juta untuk 2.000 pelanggan, sedangkan pelanggan yang
dapat ditarik oleh perusahaan pada periode yang sama mencapai 2.300 pelanggan,
sehingga anggaran harus disesuaikan menjadi Rp23 juta (apabila menggunakan
jumlah pelanggan sebagai basis penetapan anggaran biaya administrasi)
d. Pegawai harus merasa
menjadi kesatuan dalam anggaran. Tanpa adanya kesatuan antara pegawai dengan
anggaran yang telah dibuat, maka pengimplementasian dari anggaran yang telah
dibuat itu tidak mungkin akan berhasil.
8.
Pengendalian Anggaran
Sebagian besar organisasi akan meraih keun ungan yang meningkat apabila
penganggaran yang dilakukan cukup tepat serta teliti dan perbedaan biaya actual
dengan anggaran adalah minimal. Untuk itulah beberapa jenis laporan yang dapat
memperbandingkan kedua hal tersebut harus disiapkan oleh Manajer Administrasi
sebagai dasar pengendalian anggaran, misalnya biaya administrasi actual per
pelanggan dibandingkan dengan anggaran yang telah ditetapkan. Sementara jumlah
biaya adminisrasi actual setiap departemen maupun devisi dibandingkan dengan
anggaran dan laporan harian atau mingguan karyawan yang membandingkan jam kerja
actual dan Standar yang telah ditetapkan.
Standar biaya
administrasi dapat menggunakan benchmark atau tolak ukur dalam mengukur kinerja
pegawai admnistrasi berkaitan dengan biaya yang timbul.
9.
Penyiapan Laporan Anggaran
Dalam menyiapkan laporan anggaran, beberapa hal yang perlu
diperhatikan oleh manajer adalah:
a.
Situasi tertentu.
Manajer dan eksekutif mempunyai tanggung jawab yang cukup luas dan cenderung
meningkat dari waktu ke waku, mereka mempunyai sedikit waktu untuk
memperhatikan seluruh kegiatan administrasi yang berjalanlancar dan sesuai
rencana. Manajer diharapkan hanya memperhatikan situasi tertentu yang
menunjukkan aktivitas administrasi yang tidak sesuai dengan perencanaan dan
anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya.
b.
Ketika menampilkan angka dalam laporan, perbandingan dasar harus
disajikan. Menampilkan
angka tanpa menyajikan dasar perbandingan yang menjelaskan angka tersebut akan
menjadi perbandingan yang dilakukan sia-sia. Contohnya, jika hanya menuliskan
biaya telpon bulan ini adalah Rp8.567.000, atau setidaknya menuliskan bahwa
biaya bulan lalu adalah Rp6.789.000 akan memberikan dasar bagi suatu
perbandingann.
c.
Membantu pembaca meringkaskan informasi laporan sebanyak mungkin. Penulisan laporan anggaran akan membantu manajer atau eksekutif
yang sibuk dengan meringkaskan informasi yang ditampilkan pada laporan tersebut.
Pada umumnya, karena laporan ditampilkan untuk tingkat manajemen yang lebih
tinggi, maka hanya ringkasan yang dibutuhkan.
d.
Laporan harus mengandung informasi yang dapat memberikan
penjelasan. Untuk membantu
pembaca, penjelasan tentang laporan yang telah disusun akan sangat berguna.
Mungkin penulis mengetahui alas an mengapa pengeluaran tertentu melebihi
anggaran yang telah disetujui. Penjelasan seperti ini sebaiknya dapat dipahami
oleh setiap pihak yang membaca laporan tersebut.
e.
Laporan harus standar. Membuat
laporan yang berformat sama dari waktu ke waktu akan membantu pembaca. Ketika
membaca format yang standar, pembaca dapat memahami dengan cepat informasi
penting yang mirip dengan laporan sebelumnya. Dengan menstandarkan format
laporan akan memudahkan pembaca membandingkan informasi yang terkandung dalam
satu laporan dengan laporan lain.
10.
Kontrol Biaya
Daftar berikut
menjelaskan beberapa hal penting dlam pengontrolan biaya:
a.
Mengembangkan standar biaya pada beberapa kegiatan administrasi
perkantoran
b.
Mengembangkan kesadaranakan biaya yang ditimbulkan pada karyawan.
c.
Membantu pengembangan prosedur operasi yang efesien.
d.
Mengalokasikan biaya kegiatan administrasi perkantoran sesuai
dengan fungsi yang dilakukann
e.
Mengetahui kegiatan administrasi perkantoran yang tidak efesien dan
mempersiapkan solusi untuk membenahinya.
Namun tidak semua
administrasi perkantoran perlu dikontrol biayanya. Misalnya, penerapan system
pengarsipan elektronis yang tentunya
membutuhkan training dan melibatkan semua tenaga administrasi perlu dilakukan
tanpa melakukan control biaya yang harus dikeluarkan, karena tanpa training
yang layak, pegawai akan kurang mengetahui bagaimana system tersebut akan
berjalan.
11.
Teknik untuk Mengontrol Biaya Kegiatan Administrasi Perkantoran
Untuk
mengontrol biaya administrasi perkantoran, biaya kegiatan administrasi
perkantoran aktual dibandingkan dengan standar biaya yang telah ditetapkan.
Jika biaya aktual melebihi perkiraan, manajer harus dapat menentukan alasan
dari kondisi tersbut. Selanjutnya, manajer administrasi dapat membuat rencana
perbaikan dengan mengembangkan kembali sistem dan prosedur kegiatan
administrasi perkantoran hingga mencapai tingkat kinerja yang dibutuhkan. Ada
beberapa teknik yang dapat digunakan untuk mengontrol biaya kegiatan
administrasi perkantoran, yaitu :
a.
Standar Biaya. Dengan
meneapkan standar biaya dari setiap kegiatan administrasi yang dilakukan,
proses pengontrolan akan lebih mudah dilakukan oleh manajer. Contoh berikut
mengilustrasikan penggunan teknik biaya standar. Anggaplah bahwa standar biaya
yang digunakan PT. Asuransi “ABC” untuk memproses klaimasuransi kesehatan
adalah Rp25.000 per klaim. Namun pada beberapa perusahaan asuransi terlihat
bahwa pemrosesan seratus klaim hanya memakai biaya sebesar Rp225.000. Ini
berarti bahwa unit biaya yang dikeluarkan perusahaan seharusnya Rp22.500 per
klaim atau lebih besar Rp2.500 dari standar biaya yang ditetapkan oleh
industri. Untuk itu, diperlukan penyelidikan untuk mengetahui mengapa biaya
perusahaan melebihi standar tersebut dan bagaimana mencapai standar biaya
sebagaimana yang dicapai oleh industri.
b.
Studi Analisis Biaya. Cara
ini digunakan untuk memperbandingkan biaya periode saat ini dengan periode
sebelumnya. Contohnya, gaji bulan ini dibandingkan dengan gaji pada bulan yang
sama tahun lalu. Jika angka ssat ini lebih besar dari pada angka tahun
lalu, maka alasan kanaikan harus
diteliti. Karena teknik ini sangat berpengaruh terhadap inflasi dan kenaikan
biaya kegiatan administrasi perkantoran, maka diperlukan untuk mengetahui bahwa
kenaikan biaya tersebut terjadi semata-mata diakibatkan oleh pengaruh inflasi
atau karena fungsi administrasi yang tidak efisien.
c.
Mengambil Tindakan Koreksi. Apila
biaya aktual melebihi biaya yang telah dianggarkan, fungsi pengontrolan biaya akan
sangat diperlukan untuk mengoreksi hal tersebut hingga biaya yang dikeluarkan
sesuai dengan anggaran. Manajer administrasi perkantoran atau supervisor
bertanggung jawab untuk mengambil tindakan yang tepat saat diperlukan. Karena
banyak karyawan beranggapan bahwa kontrol sebagai hukuman, orang yang bertanggung jawab atas tindakan
koreksi harus menjaga keadilan dan kebebasan, karena tidak semua orang
bereaksisama atas tindakan koreksi. Berikut adalah beberapa alasan biaya aktual
melebihi biaya yang diperkirakan :
1)
Prosedur
kerja tidak efektif;
2)
Karyawan
tidak dilatih secara baik untuk mengerjakan tugas yang diberikan;
3)
Peralatan
yang berfungsi kurang baik;
4)
Perlengkapan
tidak memiliki kualitas dengan situasi;
5)
Karyawan
tidak mempunyai kesadaran akan biaya yang ditimbulkan
12.
Mengontrol Biaya Perkantoran
Unsur
terpenting dari perkantoran adalah biaya penentuan apakah biaya aktual melebihi
biaya yang sudah dianggarkan. Jika biaya aktual melebihi biaya yang
dianggarkan, tindakan koreksi akan diperlukan. Salah satu tindakan untuk
mengontrol biaya adalah memberikan latihan untuk mencegah kelebihan biaya.
Berikut adalah saran yang dapat diberikan :
a. Biaya
Perorangan. Karena memiliki porsi yang paling besar
dalam biaya perkantoran, mengontrol gaji perorangan akan memberikan
fleksibilitas yang lebih besar dibandingkan dengan mengontrol biaya di area
lain. Gaji perorangan dapat dikontrol dengan beberapa cara. Salah satunya
adalah dengan memastikan bahwa jumlah pegawai pada tiap unit pekerjaan sesuai
dengan jumlah pekerjaan yang perlu dilakukan.
b. Biaya
Perlengkapan dan Material. Karena sebagian besar
pekerjaan perkantoran menyangkut penggunaan perlengkapan, forms, dan material,
biaya penggunaannya harus diperhatikan oleh Manajer Administrasi. Salah satu
cara yang signifikan untuk mengontrol
biaya ini adalah dengan meminimalkan penggunaan perlengkapan kantor yang kurang
relevan dengan pekerjaan administrasi yang dilakukan. Pada sebagian besar
instansi, cara yang diambil untuk mengontrol hal ini adalah dengan menggaji
karyawan yang telah terlatih atau dengan melatih karyawan yang telah ada. Biaya
perkantoran juga dapat diatur dengan menggunakan alat yang dapat diganti dengan
perlengkapan lain. Biaya perlengkapan juga dapat dokontrol dengan menggunakan
sistem persediaan (inventory) yang
efisien. Sistem pesediaan yang kurang efektif akan mengakibatkan kelebihan
persediaan pada perlengkapan yang satu dan kekurangan pada yang lain. Dengan
menyusun kebutuhan perlengkapan berdasarkan prediksi tingkat kegiatan yang akan
dilakukan, penggunaan biaa akan dapat diminimumkan.
c.
Biaya Peralatan.
Karena beberapa peralatan kantor yang telah dibeli oleh organisasi kurang dapat
diandalkan, maka biaya perawatan menjadi tinggi. Untuk itu, sebelum membeli
peralatan kantor yang mahal, manajer administrasi harus menyelidiki apakah
peralatan tersebut dapat diandalkan dalam melakukan kegiatan administrasi
perkantoran. Setelah peralatan dibeli, catatan perawatan harus dijaga. Namun,
jika biaya perawatan terlau tinggi dibandingkan dengan peralatan lain, maka
peralatan itu sebaiknya dijual meskipun sudah tidak dipakai beberapa tahun.
Biaya peralatan juga dapat dikontrol dengan mencari peralatan yang cocok dengan
kegunaannya. Beberapa peralatan mungkin teralucanggih dan jika fiturnya tidak
terlalu berguna untuk proses kerja saat ini, maka pembeliannya haris ditunda.
Namun, jika peralatan canggih tersebut akan semakin dibutuhkan pada masa yang
akan datang, pembeliannya perlu diperhitungkan dengan terlebih dahulu melakukan
analisis ROI (return on investment),
NVP (net present value), dan analisis
yang lain.
d. Biaya
Proses Kerja. Proses kerja administrasi kantor yang
dilakukan oleh organisasi tidak selalu memiliki tingkat efisiensi yang sama.
Karena proses yang tidak efisien, modifikasi harus dipertimbangkan. Beberapa
efisiensi pada proses kerja dapat dijelaskan dengan pengukuran kerja,
penyederhanaan kerja, dan analisis terhadap sistem dan prosedur. Dari pada
mengontrol biaya proses kerja yang tidak efisien, hasil yang lebih baik akan
diperoleh jika dilakuakn perbaikan teerhadap sistem dan prosedur yang mendasari
peaksanaan kegiatan administrasi perkantoran.Dalam mengembangkan proses kerja
yang didesain untuk meminimalkan biaya, harus dipertimbangkan hal-hal berikut :
1) Biaya kegiatan administrasi dengan
porses kerja yang lancar dapat diperkirakan lebih hemat dibandingkan dengan biayakegiatan
administrasi yang kurang teratur.
2) Pengontrolan biaya proses kerja harus
difokuskan pada pekerjaan yang melibatkan pegawai terbayak dan diikuti
dengan proses kerja yang melibatkan
sedikit pegawai.
3) Proses kerja yang melibatkan backtraking dan criss-crossing akan memerlukan lebih banyak biaya dibandingkan
proses kerja yang berupa garis lurus.
e. Biaya
Overhead. Karena beberapa overhead beragam - Misalnya penerangan, AC, dan listrik. Hal
tersebut hendaknya dapat dikontrol dengan membuat karyawan sadar akan
penggunaan peralatan yang optimal. Sebagai akibat dari peningkatan kesadarn
akan energi pada karyawan, beberapa program yang didesain untuk konservas
energi harus dikembangkan. Dalam banyak instansi, yang dibutuhkan hanyalah
kesadar akn biaya energi pada karyawan. Beberapa organisasi telah
memasyarakatkan kesadaran akan energi dengan mengadakan kontes pada tiap
departemen. Departemen yang menggunakan energi listrik terendah akan
mendapatkan penghargaan yang pada gilirannya akan memotivasi pegawai untuk
menghemat energi.
B.
Pelaporan
1.
Pengertian Pelaporan
Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena
dalam suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan
bagian dari keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara
perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan
bawahan, ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa
mewujudkan suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban akan
terlaksana secara effektif dan efisien dalam organisasi.
Pengertian laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu
keadaan atau suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan
dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan
merupakan bahan atau keterangan berdasarkan keadaan objektif yang dialami
sendiri oleh si pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si
pelapor melakukan suatu kegiatan.
Dalam pembuatan suatu laporan formal, bahasa yang digunakan
haruslah bahasa yang baik, jelas dan teratur. Bahasa yang baik tidak berarti
bahwa laporan itu mempergunakan gaya bahasa yang penuh hiasan, melainkan dari
segi sintaksis bahasanya teratur, jelas memperlihatkan hubungan yang baik
antara satu kata dengan kata yang lain dan antara satu kalimat dengan kalimat
lain. Penggunaan kata ganti orang pertama dan kedua harus dihindari, kecuali
penggunaan kata ”kami” bila yang menyampaikan laporan adalah suatu badan atau
suatu tugas.
2.
Prinsip-Prinsip Penulisan Laporan
Laporan pada dasarnya adalah alat komunikasi juga. Supaya dapat
digunakan sebagai alat komunikasi yang efektif, sebuah laporan harus memenuhi
syarat–syarat berikut ini.
a. Lengkap
Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap
b. Jelas
Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak
memberi peluang ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat
dicapai bila bahasa yang digunakan benar dan komunikatif
c.
Benar / akurat
Data dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat suatu
keputusan yang salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan sangat
diperlukan.
d.
Sistematis
Laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system
pengkodean yang teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca.
Laporan yang sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan
oleh unsur – unsur bahasa.
e.
Objektif
Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam
laporannya. Pelapor harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam minilai
sesuatu.
f.
Tepat waktu
Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan
bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.
3.
Jenis Laporan
Laporan dapat digolongkan menurut :
a.
Maksud pelaporan
1) Laporan informativ, yaitu
laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk
memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian informasi
yang akurat dan terinci.
2) Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang di samping memberikan
informasi juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan
rekomendsasi (usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian
informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.
3) Laporan analitis, yaitu
laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau
saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan
akademis berada pada kategori ini.
4) Laporan
Pertanggungjawaban, di mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang
sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat
evaluatif).
5) Laporan Kelayakan
(feasibility report). Pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara
mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak.
Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.
b.
Bentuk Laporan
1) Laporan berbentuk Memo;
Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di
kalangan intern organisasi.
2) Laporan berbentuk Surat;
Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar
folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.
3) Laporan berbentuk naskah;
Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku,
dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.
4) Laporan berbentuk
Campuran; Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau
surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan
dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan.
5) Laporan berbentuk
formulir.
6) Laporan berbentuk buku.
c.
Waktu Penyampaian
1) Laporan Insidental;
Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam
rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
2) Laporan Periodik; Ditulis
dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula. Contoh:
Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.
Kesimpulan
pelaporan administrasi perkantoran sangan penting karena bertujuan untuk pertanggung jawaban atas administrasi sebuah
organisasi atau perkantoran. Tujuan utama
dari pengawasan adalah mengusahakan apa yang direncanakan menjadi kenyataan.
Oleh karena itu, agar system pengawasan itu bener-bener evektif artinya dapat
merealisasi tujuan-tujuannya, maka suatu system setidak-tidaknya harus dapat
dengan segera melaporkan adanya penyimpangan-penyimpangan dari rencana.
Daftar pustaka
Badri Sukoco,S.E., Manajemen Administrasi Perkantoran Modern (
Penerbit Erlangga : Jakarta, 2006) Halaman 129.
P. Odgers. Administratif Office Management.( Thomson :
South-West, 2005)
http://nista-maja.blogspot.com/2011/05/laporan.html
http://nindiyahpuspitasari.blogspot.com/2011/04/pengertian-laporan.html
http://nindiyahpuspitasari.blogspot.com/2011/04/pengertian-laporan.html
